مدیریت زمان در فروش

در محیط فروش مدرن که رقابتهای شدید در آن حاکم است، تنها کار سخت کافی نیست بلکه مدیریت زمان در فروش به روشی هوشمندانه ضروری است تا به اهداف فروش برسید و آمار فروش خود را افزایش دهید.
مدیریت زمان موثر در فروش به طور طبیعی برای اکثر افراد به راحتی اتفاق نمیافتد، به خصوص در دنیای دیجیتال امروزی که پر از حواسپرتیها است. با این حال، این مهارتی است که میتوانید آن را فرا گیرید و زمانی که این مهارت را در اختیار داشته باشید، میتوانید شاهد نتایج چشمگیری در بهبود فروش و افزایش رضایت شغلی خود باشید.
در این مقاله از مرکز اشتغال و مهارتآموزی ماهان، ۱۰ استراتژی کاربردی برای بهبود مدیریت زمان در فروش بررسی خواهیم کرد. این استراتژیها به شما کمک میکنند تا بهرهوری بیشتری از زمان خود داشته باشید و به طور خاص از ابزارهایی مانند تقویم آنلاین هوشمند برای به حداکثر رساندن بهرهوری استفاده کنید.
دوره فروش و مذاکره حرفهای – مرکز مهارتآموزی ماهان
دوره فروش و مذاکره مرکز مهارتآموزی ماهان، فرصتی استثنایی برای ارتقاء مهارتهای فروش حضوری شما. این دوره فروش برای کسانی طراحی شده که در فروش حضوری فعال هستند یا قصد ورود به این حوزه را دارند.
در این دوره، با تکنیکهای پیشرفته مذاکره، شناسایی نیازهای مشتری و مدیریت جلسات فروش آشنا خواهید شد. همچنین یاد میگیرید چگونه روابط مؤثر و پایدار با مشتریان برقرار کنید و اعتراضات آنها را به فرصتهای فروش تبدیل کنید.

مزایای دوره شامل تقویت مهارتهای مذاکره، شناسایی نیازهای مشتری، مدیریت اعتراضات و ارتقاء رفتار حرفهای است. با این دوره، تواناییهای فروش حضوری شما به طور چشمگیری افزایش خواهد یافت. همین امروز ثبتنام کنید و گامی مؤثر در مسیر حرفهای شدن بردارید!
مدیریت زمان در فروش چیست؟

مدیریت زمان در فروش یک مهارت ضروری برای موفقیت است. این مهارت شامل تخصیص درست و بهینه زمان به فعالیتهایی است که به طور مستقیم و غیرمستقیم به افزایش فروش کمک میکنند، به گونهای که هر اقدام به طور کامل با اهداف فروش کلی شما هماهنگ باشد.
به طور خلاصه، مدیریت زمان هنر دقیق تمایز فعالیتهای پربازده از فعالیتهای بینتیجه است و سازماندهی مسئولیتها و وظایف فروش به گونهای که نتایج شما را در ساعات موجود به حداکثر برسانید.
مزایای مدیریت زمان در فروش
بین استفاده استراتژیک از زمان و افزایش عملکرد فروش ارتباط مستقیمی وجود دارد. زمان مدیریتشده معمولاً منجر به نرخ تبدیل بالاتر و افزایش رضایت مشتریان میشود.

با این حال، آخرین تحقیق Salesforce تحت عنوان «وضعیت فروش» نشان داد که «بسیاری از نمایندگان فروش زمان محدودی برای ارتباط با مشتریان دارند. نمایندگان فقط ۲۸٪ از زمان خود را صرف فروش میکنند و بخش عمدهای از زمان آنها به وظایف دیگری مانند مدیریت معاملات و وارد کردن دادهها اختصاص دارد.»
این امر نشان میدهد که مهارتهای مدیریت زمان بهتر میتواند به بسیاری از نمایندگان فروش کمک کند تا زمان کمتری را به وظایف اداری اختصاص دهند و زمان بیشتری را صرف فروش واقعی کنند.
مدیریت زمان مؤثر همچنین باعث کاهش سرعت پرهرجومرج محیطهای فروش میشود. علاوه بر این، این مهارت به تصمیمگیری بهتر و حفظ تعادل سالم بین کار و زندگی کمک میکند.
تحقیقات تأکید میکنند که فروشندگان حرفهای که از شیوههای منضبط مدیریت زمان استفاده میکنند و بدین ترتیب زمان بیشتری را با مشتریان و سرنخها سپری میکنند، رضایت شغلی بالاتری گزارش میدهند.
در واقع، تفاوت قابل توجهی بین نمایندگان فروشی که روزانه سه ساعت را به فعالیتهای مرتبط با فروش اختصاص میدهند (سطح رضایت شغلی ۳.۴۵ از ۵) و کسانی که چهار ساعت یا بیشتر را به این فعالیتها میپردازند (میانگین امتیاز ۳.۸) وجود دارد.
ما در این مقاله به جنبههای مختلف مدیریت زمان مؤثر در فروش پرداخته و از تعیین اهداف تا استفاده از ابزارها و ترفندهایی برای مدیریت زمان فروش مانند یک حرفهای، را بررسی خواهیم کرد.
هدفگذاری حرفهای بهعنوان اساس مدیریت زمان در فروش
هر فرآیند مدیریت زمان مؤثر با هدفگذاری شروع میشود — اما هدفگذاری باید بهدرستی انجام شود.
هدفهای فروش معمولاً بهصورت سهمیه تعیین میشوند — معیارهایی که باید در بازههای زمانی مشخص، از روزانه تا سهماهه، تحقق یابند.

با این حال، اهداف کلی ممکن است گاهی ترسناک یا دشوار به نظر برسند و دستیابی یا حتی پیشی گرفتن از سهمیهها کار سختی باشد. یکی از تحقیقات نشان داد که در سال 2022، تنها 24.3% از نمایندگان فروش توانستند سهمیههای خود را پشت سر بگذارند.
برای اینکه اهداف شما قابلدسترستر شوند، آنها را به اهداف کوچکتر و تاکتیکی تقسیم کنید که دستیابی به آنها سادهتر باشد. در اینجا چند پیشنهاد برای انجام این کار آورده شده است:
1. استفاده از اهداف SMART
اهداف SMART ابزاری بسیار مفید برای کمک به مدیریت زمان در فروش هستند. این اهداف با پنج ویژگی مشخص تعریف میشوند که عبارتند از: خاص (Specific)، قابل اندازهگیری (Measurable)، قابل دستیابی (Achievable)، مرتبط (Relevant) و محدود به زمان (Time-bound).
اهداف SMART رویکردی ساختاریافته برای تعیین اهداف فراهم میآورند که نه تنها اهداف شما را قابل مدیریتتر میکند، بلکه انگیزه بیشتری برای رسیدن به آنها ایجاد میکند.
بیایید دو مثال از اهداف SMART در فروش را بررسی کنیم:
برای یک نماینده فروش املاک، یک هدف SMART ممکن است به این صورت باشد: «افزایش تعداد نمایشهای هفتگی املاک به میزان ۲۰٪ در سهماهه آینده با استفاده از تبلیغات در شبکههای اجتماعی و شرکت در رویدادهای محلی به منظور افزایش حداقل دو مورد فروش ماهانه.»
مثال دیگری از هدف SMART
در بخش نرمافزار بهعنوان سرویس (SaaS)، یک نماینده فروش ممکن است هدفی مانند این تعیین کند: «گسترش پایگاه مشتریان با جذب ۳۰ مشتری جدید برای بسته پریمیوم تا پایان سهماهه دوم، از طریق کمپینهای هدفمند و ارائه دموهای شخصیسازیشده، که منجر به رشد ۱۵٪ در درآمد ماهانه تکراری شود.»
وقتی اهداف با این سطح از دقت و مشخصات تنظیم میشوند، تمرکز شما را هدایت میکنند و بهطور مؤثر راه را برای رسیدن به اهداف فروش شما هموار میسازند.
2. اولویتبندی وظایف برای دستیابی به اهداف
پس از اینکه اهداف خود را بهطور واضح تعریف کردید، وقت آن است که وظایفی را که به شما در دستیابی به این اهداف کمک میکنند، اولویتبندی کنید.
برای شروع، هر هدف را به وظایف و مراحل ضروری تقسیم کنید. سپس، به کارگیری تحلیل پارتو (Pareto Analysis) بسیار مفید است. به این صورت که 80% از زمان خود را به 20% از وظایفی اختصاص دهید که بیشترین تاثیر را در درآمد شما دارند.
برای مثال:
سارا، یک نماینده فروش در صنعت داروسازی، متوجه میشود که بیشتر فروشهای او از تعدادی پزشک با نسخهنویسی بالا حاصل میشود. او یک تحلیل پارتو از لیست مشتریان خود انجام میدهد و متوجه میشود که 20% از پزشکانی که با آنها ارتباط دارد، 80% از فروش داروهای او را ایجاد میکنند.
با توجه به این یافتهها، سارا روال روزانه خود را تغییر میدهد تا بیشتر تمرکز خود را روی این ارتباطات کلیدی بگذارد. او ملاقاتهای بیشتری با این پزشکان ترتیب میدهد، مطالب آموزشی را مطابق نیازهای خاص آنها تنظیم میکند و اطمینان حاصل میکند که آنها اولین افرادی باشند که از تحقیقات جدید یا داروهای جدید مطلع میشوند. همچنین زمان بیشتری را به پرورش این روابط اختصاص میدهد، به شرکت در سمینارهای پزشکی که آنها علاقهمند هستند میرود و شامهای آموزشی همتایان را برگزار میکند.
با رویکردی متمرکز مانند این، میتوانید اطمینان حاصل کنید که مهمترین وظایف شما بیشترین توجه را دریافت میکنند. این به شما این امکان را میدهد که انرژی خود را صرف فعالیتهایی کنید که احتمال بیشتری دارند تا شما را در رسیدن به اهداف فروش خود یاری دهند.
در نهایت، این روش به شما کمک میکند تا مدیریت زمان در فروش خود را به بهترین نحو ممکن انجام دهید و بر روی وظایفی که بیشترین تاثیر را دارند، تمرکز کنید.
3. پایهگذاری روز خود با یک روتین قوی
وقتی وقت کافی برای تنظیم یک روتین روزانه کارآمد بگذارید، میتوانید به راحتی کارهای تأثیرگذار و مهم خود را اول انجام دهید و از هدر رفتن زمان جلوگیری کنید.
با استفاده از یک چارچوب ثابت روزانه، میتوانید زمانی را برای فعالیتهای ضروری فروش، مانند جلب مشتری، جلسات با مشتریان و پیگیریها اختصاص دهید، در حالی که انعطافپذیری لازم را برای پاسخ به نیازهای غیرمنتظره محیط فروش نیز حفظ میکنید. این کار به شما کمک میکند تا مدیریت زمان در فروش را بهینه کنید و بهرهوری بیشتری داشته باشید.
تکنیکهای مدیریت زمان در فروش
استفاده از تکنیکهای مؤثر برای مدیریت زمان در فروش اهمیت زیادی دارد. در اینجا چند نکته برای انجام بهتر این کار آورده شده است:

- سرمایهگذاری زمان باکیفیت در برنامهریزی و آمادگی قبل از تماس قبل از آن که گوشی را بردارید، زمان خود را به برنامهریزی دقیق پیش از تماس اختصاص دهید. این شامل تحقیقات کامل درباره پیشینه مشتری، تنظیم دقیق ارائه خود و استراتژیسازی برای پاسخ به سوالات احتمالی میشود.
این سطح از آمادگی به شما کمک میکند تا تماسها را به گفتگو تبدیل کنید نه مصاحبه. پس از مرور هر جزئیات و سناریویی که ممکن است پیش بیاید، شما آماده خواهید بود تا به مقاومتها پاسخ دهید. حتی بهتر از آن، میتوانید بهطور پیشگیرانه اعتراضها را به فرصت تبدیل کنید.
آمادگی ساختاریافته معمولاً تفاوت بین یک معامله برده و یک معامله از دست رفته است. آمادگی شما میتواند اعتماد به نفس لازم را برای مقابله با اعتراضها و بستن مؤثر معامله فراهم کند.
- استفاده از تکنیک «بلوکبندی زمان» برای تخصیص زمان به فعالیتهای فروش حیاتی بلوکبندی زمان به معنای اختصاص دادن بخشهای مشخصی از روز به دستههای مشابه از وظایف روزانه است. این کار زمان شما را برای تغییر تمرکز کاهش داده و تمرکز شما را روی مهمترین وظایف افزایش میدهد. همچنین میتواند منجر به افزایش دورههای کاری عمیقتر و بهبود نرخ تکمیل وظایف شود.
یک تقسیمبندی استراتژیک از روز ممکن است شامل دورههای اختصاصی برای جلب مشتریان جدید، جلسات با مشتریان، پیگیریها و وظایف اداری باشد — که هرکدام به یک بلوک زمانی اختصاص مییابد. بهعنوان مثال:
تصور کنید یک نماینده فروش به نام جان، پس از بررسی دادههای فروش خود، متوجه میشود که در جلسات حضوری در بستن معاملات موفق است. برای بهرهبرداری از این قوت، او هفته خود را به گونهای تنظیم میکند که 50٪ از زمان خود را به جلسات با مشتریان و ارائهها اختصاص دهد. 25٪ دیگر به جلب مشتریان جدید و تولید سرنخها اختصاص مییابد، زیرا این بخش به پرکردن خط لوله فروش او کمک میکند. او 15٪ از وقت خود را به پیگیریها و نگهداری روابط با مشتریان اختصاص میدهد و 10٪ باقیمانده را به وظایف اداری و آموزش اختصاص میدهد. این برنامهریزی، رویکردی متوازن و پشتیبانیشده برای استراتژی فروش او فراهم میکند.
- افزایش بهرهوری در ساعات فروش برای ارتقاء تأثیر فروش خود، ساعات طلایی مشتریانتان را شناسایی کرده و بهطور جدی از آنها محافظت کنید — همان ساعات مناسب که مشتریان شما بیشتر متمایل به برقراری ارتباط با نماینده فروش هستند. بهعنوان مثال:
اگر دادههای شما نشان دهد که مشتریان معمولی شما در اواسط صبح پاسخدهی بهتری دارند، این دوره زمانی را بهطور خاص برای تماسهای فروش و جلسات حضوری خود رزرو کنید. در این ساعات اوج، از برگزاری جلسات داخلی و انجام کارهای اداری خودداری کنید. این فعالیتها میتوانند منتظر بمانند تا شما روی مسئولیت اصلی خود یعنی فروش تمرکز کنید.
با هماهنگ کردن ساعتهای پربازده خود با زمانهایی که مشتریان یا سرنخهای شما بیشترین توجه را دارند، یک گام بزرگ به جلو در کارایی خود برداشته و پتانسیل فروش خود را به عملکرد واقعی تبدیل خواهید کرد.
- استفاده از قدرت یک تقویم آنلاین هوشمند در دنیای پرشتاب فروش، یک تقویم آنلاین هوشمند مانند Motion میتواند در مدیریت زمان برای شما مزیت بزرگی ایجاد کند.
Motion یک برنامهریز معمولی نیست — این ابزار پیشرفتهای است که به شما در دستیابی به کارایی بالا کمک میکند. این ابزار مبتنی بر هوش مصنوعی نهتنها زمانبندیهای ساده انجام میدهد بلکه الگوها را تحلیل کرده و بهترین زمانها برای انجام کارهای اولویتدار را پیشنهاد میدهد. بهعنوان مثال:
فرض کنید شما نیاز به برنامهریزی یک دمو محصول برای یک سرنخ با ارزش دارید. بهجای انتخاب زمان بهطور شانسی، Motion بهترین زمان را با توجه به تاریخچه پاسخدهی سرنخ، دورههای پرفشار عملکرد شما و حجم کاری و مسئولیتهای فعلی شما پیشنهاد میدهد.
با استفاده از این نوع برنامهریزی هوشمند و مدرن، هر مورد در لیست کارهای شما میتواند در زمانی تنظیم شود که بیشترین شانس موفقیت و برتری را خواهید داشت.
ترفندهای اضافی مدیریت زمان در فروش
در اینجا سه نکته دیگر برای به حداکثر رساندن نتایج فروش از طریق استفاده بهتر از زمان ارزشمندتان آورده شده است:

- استفاده از ابزارهای خودکار آنلاین برای سادهسازی فرآیند فروش استفاده از ابزارهای آنلاین مناسب میتواند فرآیند فروش شما را متحول کند.
یکی از این ابزارها سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) است. استفاده از یک سیستم CRM میتواند زمان صرف شده برای مدیریت اطلاعات مشتریان و روند فروش را به طور قابل توجهی کاهش دهد.
ابزار دیگر، پلتفرم تسریع فروش است که مجموعهای از ابزارها است که به منظور تسریع فرآیند فروش و افزایش بهرهوری تیمهای فروش طراحی شده است. زمانی که این ابزار با CRM شما یکپارچه شود، میتواند فعالیتهای روزمره شما را از طریق انجام کارهای زمانبر مانند تماسهای اولیه و پیگیریها سادهتر کند. به عنوان مثال:
تصور کنید که شما در حال مدیریت سرنخهای مختلف در مراحل گوناگون قیف فروش هستید. به جای وارد کردن دستی دادهها یا نوشتن ایمیلهای پیگیری فردی، سیستم CRM شما میتواند پیامهای شخصیسازی شدهای را بر اساس اقدامات یا عدم اقدامات خاص مشتریان ارسال کند.
با یکپارچهسازی این ابزارهای هوشمند در استراتژی فروش خود، شما کارهای تکراری و دستی را به حداقل میرسانید و زمان بیشتری برای تعامل عمیقتر با مشتریان بالقوه و بستن قراردادها پیدا میکنید.
- استفاده از قالبها برای صرفهجویی در زمان ارزشمند قالبهای آماده و قابل تنظیم برای ایمیلها، قراردادها و پیشنهادات میتوانند به شما کمک کنند تا انسجام خود را حفظ کرده و زمانی که به طور معمول باید برای نوشتن هر سند یا پیام از ابتدا صرف کنید را صرفهجویی کنید.
قالبها کمک میکنند تا شخصیسازی به یک فرآیند وقتگیر تبدیل نشود. در عوض، این امکان را به شما میدهند که سریع و مؤثر به درخواستهای مشتریان پاسخ دهید.
قالبهای مختلف اسناد شما همچنین میتوانید از قالبهای دستور جلسه جلسات فروش Motion برای برگزاری سریع و مؤثر جلسات فروش استفاده کنید. این قالبها دارای برنامه دقیق جلسات (با تخصیص زمان) هستند و میتوانند در آمادهسازی جلسات به شما زمان زیادی صرفهجویی کنند.
- پیگیری نتایج برای بهینهسازی عملکرد در نهایت، پیگیری نتایج بسیار اهمیت دارد. به دقت پیگیری کنید که کدام فعالیتها به تبدیلهای موفقیتآمیز منجر میشوند تا بتوانید استراتژیهای مدیریت زمان خود را به طور مداوم بهبود دهید.
این فرآیند اندازهگیری و تنظیم، کلید باقی ماندن در موقعیتهای انعطافپذیر و پاسخگو در تلاشهای فروش شماست. این کار به شما کمک میکند تا اطمینان حاصل کنید که استراتژیهای فروش شما همچنان مؤثر باقی میمانند و زمان گرانبهای شما بر روی روشهای قدیمی و منسوخ هدر نمیرود — روشهایی که دیروز برای شما مؤثر بودند اما امروز کمتر کارایی دارند.
کلام پایانی
مدیریت زمان در فروش یک مهارت حیاتی برای افزایش بهرهوری و بهبود نتایج فروش است. با استفاده هوشمندانه از زمان، میتوان به جای صرف وقت زیاد برای امور اداری و تکراری، زمان بیشتری را برای فعالیتهای مؤثر و تعامل با مشتریان اختصاص داد. این کار نه تنها موجب افزایش فروش میشود بلکه رضایت شغلی را نیز بالا میبرد. برای دستیابی به این هدف، استفاده از ابزارهای آنلاین، تنظیم اهداف دقیق و تقسیمبندی درست زمان به وظایف پربازده از اهمیت ویژهای برخوردار است. در نهایت، پیگیری نتایج و بهینهسازی استراتژیهای زمانبندی، کلید موفقیت در فروش هوشمندانه است.
5 سوال متداول درباره مدیریت زمان در فروش
مدیریت زمان در فروش چیست؟
- مدیریت زمان در فروش به هنر تخصیص مؤثر زمان به فعالیتهای فروش اشاره دارد که میتواند به افزایش بهرهوری و بهبود نتایج فروش کمک کند. این مهارت شامل تمایز فعالیتهای پربازده از بینتیجه است.
چگونه میتوان از اهداف SMART برای مدیریت زمان استفاده کرد؟
- اهداف SMART به شما کمک میکند تا اهداف فروش خود را به صورت خاص، قابل اندازهگیری و محدود به زمان تنظیم کنید. این کار باعث میشود تا تمرکز شما بر روی فعالیتهای مرتبط با فروش بیشتر شود و نتایج بهتری به دست آورید.
چرا پیگیری نتایج در مدیریت زمان فروش اهمیت دارد؟
- پیگیری نتایج به شما این امکان را میدهد که فعالیتهای موفق را شناسایی کرده و استراتژیهای خود را بهبود بخشید. این فرآیند به شما کمک میکند تا روشهای قدیمی را که دیگر کارایی ندارند کنار بگذارید.
چطور میتوان از تقویم آنلاین برای مدیریت زمان در فروش بهره برد؟
- تقویمهای آنلاین هوشمند مانند Motion میتوانند به شما کمک کنند تا زمان خود را به شکلی بهینهتر تخصیص دهید و کارهای اولویتدار را در بهترین زمانها انجام دهید. این ابزار با تجزیه و تحلیل دادهها، زمانبندی بهتری برای شما پیشنهاد میدهد.
چه تکنیکهایی برای افزایش بهرهوری در فروش وجود دارد؟
- استفاده از تکنیکهایی مانند بلوکبندی زمان، تعیین اولویتها و تمرکز بر روی وظایف مهم میتواند بهرهوری شما را افزایش دهد. همچنین، شناسایی ساعات طلایی و حفاظت از این زمانها میتواند به بهبود نتایج فروش کمک کند.